Que faut-il savoir à propos des véhicules de fonction ?

Une voiture de fonction est mise à disposition d’un salarié pour ses déplacements, à la fois professionnels et personnels. Il peut donc en faire usage dans son temps libre, pendant ses week-ends et ses congés notamment.

À la différence, une voiture de service est réservée à un usage strictement professionnel. Certains employeurs tolèrent parfois son utilisation pour les trajets domicile-travail. À savoir que dans une flotte de véhicules, une voiture de fonction est considérée comme un avantage en nature, contrairement à un véhicule de service. 

Une voiture de fonction est un avantage en nature, de même qu’un appartement de fonction ou un téléphone portable fourni par l’entreprise. Elle fait donc partie intégrante de la rémunération du salarié.

Ses avantages sont nombreux : elle peut être utilisée par le salarié à tout moment et son conjoint s’il est déclaré à l’assurance. Elle est contractualisée et ne peut être retirée sans avenant au contrat de travail. De plus, les frais relatifs aux véhicules sur les heures de travail du salarié sont pris en charge par l’entreprise.

Attention cependant, certains employeurs demandent parfois une participation financière au véhicule par le salarié.

L’employeur peut opter pour 2 modes de calcul de la valeur de l’avantage en nature :

• à valeur réelle, c’est-à-dire selon les frais réellement engagés ;
• calcul forfaitaire.

Ce calcul sert notamment à donner le montant imposable sur le revenu induit par cet avantage en nature.

Le calcul à faire est le suivant :

Coût global annuel du véhicule x (kilomètres parcourus par le salarié à titre personnel / kilomètres totaux parcourus durant l’année) + frais de carburant.

Si l’entreprise est propriétaire du véhicule, le coût global équivaut à l’amortissement du véhicule TTC sur 5 ans, soit 20 % par an auquel il faut ajouter les frais d’assurance et d’entretien.

Lorsque le véhicule a plus de 5 ans, l’amortissement passe à 10 %.

Lorsque le véhicule est loué, le coût global annuel s’obtient en ajoutant le prix de la location, de l’assurance et d’entretien.

Lorsque l’entreprise est propriétaire du véhicule : 9 % du prix d’achat TTC ou 6 % si le véhicule a plus de 5 ans.

Lorsque l’entreprise est locataire du véhicule :

• 30 % du coût annuel global TTC si le salarié paie lui-même le carburant ;
• 30 % du coût annuel global TTC ainsi que les frais de carburant si l’employeur règle les frais de carburant sur usage personnel ;
• 40 % du coût annuel global TTC et les frais de carburant si l’employeur prend en charge le carburant pour un usage professionnel et personnel.

Ici, le coût global TTC correspond au montant de la location, de l’entretien et de l’assurance

Pour les voitures électriques, les règles sont presque les mêmes : un petit changement est à observer du côté de la recharge.

Pour les véhicules électriques mis à disposition entre le 1er janvier 2020 et le 31 décembre 2022 :

Ici, les frais d’électricité payés par l’entreprise n’entrent pas en compte dans le calcul de l’avantage en nature. De plus, un abattement de 50 % sur l’avantage en nature (d’un montant de 1 800 € par an maximum) est à comptabiliser.

Lorsqu’une borne de recharge est mise à disposition, l’avantage en nature est considéré comme nul. Il n’y a donc aucun frais à considérer dans le calcul des cotisations.

À partir du 1er janvier 2023, les règles concernant ces abattements changeront et se baseront sur la différence de coût entre un véhicule électrique et thermique équivalent.

Le coût d’une voiture de fonction dépend de plusieurs facteurs :

• le prix du véhicule à l’achat ou à la location ;
• les frais administratifs (carte grise notamment) ;
• le carburant ;
• l’assurance auto ;
• l’entretien ;
• les éventuelles amendes.

Concernant le carburant, les entreprises demandent généralement à ce que le salarié prenne en charge les frais relatifs à son utilisation personnelle. Toutefois, les règles peuvent changer en fonction de l’employeur. Les frais de carburant induits par les déplacements professionnels sont quant à eux pris en charge par l’employeur. Il faut donc conserver les factures de carburant pour bénéficier d’un remboursement.

L’assurance est souscrite et payée par l’entreprise. En cas de sinistre et de dommages sur le véhicule, les réparations sont prises en charge par l’assureur et l’entreprise en fonction des garanties du contrat, et ce quel que soit le responsable. Les franchises sont également à régler par l’entreprise.

Enfin, les amendes sont à payer par le salarié. L’employeur reçoit l’avis de contravention et dispose de 45 jours pour informer l’autorité mentionnée sur l’avis de l’identité et de l’adresse du conducteur (par courrier recommandé ou par voie dématérialisée). Un employeur manquant à cette obligation s’expose à 750 € d’amende, en plus de devoir régler le montant de celle-ci.